среда, 15 октября 2014 г.

Как скрыть диапазон и зачем это нужно в LibreOffice Calc

Решил написать пару-тройку советов по удобной работе в LibreOffice Calc, а именно по скрытию диапазонов. Причиной послужило часто встречающееся непонимание, зачем использовать это свойство в электронных таблицах. Постараюсь, как всегда, пошагово и простым языком показать все нюансы использования.

Откуда вообще пошло скрытие диапазонов

Основной причиной скрытия диапазонов является желание убрать их с глаз долой. Просто чтобы они не маячили постоянно перед глазами. Очень удобно видеть всю модель, пока мы её разрабатываем, но как только наша модель переходит в готовое состояние, нам начинают мешать лишние таблички (строчки, столбики). Они постоянно попадаются на глаза, вылезают при печати, в конце концов, можно случайно повредить структуру этой модели. Последнее, кстати, является второй причиной, почему нужно скрывать все служебные диапазоны. Просто чтобы случайно их не повредить и не рвать потом себе волосы. Третьей причиной, уже не столь важной, но тоже присутствующей, является желание ограничить своё пространство для работы. В этом случае скрываются не служебные диапазоны, а просто ненужные (пустые).

Как скрыть столбец или строку

Для того, чтобы скрыть столбец, его нужно сначала выделить. Щёлкните мышкой в столбце или можно щёлкнуть на заголовок, там где на серых прямоугольниках нарисованы буквы (A, B, C ...).

Таблица с выделенным столбцом в LibreOffice Calc

Дальше есть несколько вариантов, выберите удобный для вас:
  1. Можно выбрать в меню Формат → Столбец → Скрыть;
  2. Или нажать на заголовке столбца (там где буквы) правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать «Скрыть».
Для того, чтобы скрыть несколько столбцов, стоящих подряд, нажмите на любую ячейку в первом столбце, который хотите скрыть, или на его заголовок, и протяните курсор мыши до того столбца, который будет последним. Или же, вы можете выделить первый скрываемый столбец (любую ячейку или заголовок), зажать клавишу Shift и нажать на соответственно любую ячейку или заголовок последнего скрываемого столбца. Если нужно скрыть разорванный диапазон, для его выделения, можно использовать зажатую клавишу Ctrl. После выделения нужного диапазона для его скрытия смотри вышеописанные пункты 1 или 2.
Попробуйте следующее действия:
  • выделите столбец B;
  • зажмите Shift и нажмите на заголовок столбца D;
  • теперь отпустите Shift, зажмите Ctrl и щёлкните на заголовок столбца F;
  • отпустите Ctrl, зажмите снова Shift и щёлкните на заголовок столбца H.
Вот, что у вас должно получиться:

Таблица с выделенным диапазоном в LibreOffice Calc

Теперь можно щёлкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца (любого из выделенных), затем, скрыть, и все выбранные столбцы скроются. Я показал этот пример, чтобы вы понимали: мы можем разом скрыть любой необходимый произвольный диапазон столбцов, даже нестоящих рядом. Это очень удобно при сложных таблицах, когда таблицы довольно большие и служебные диапазоны приходится делать прямо посреди них, но эти диапазоны мешают читать результат.
Что со строками? Со строками, всё тоже самое, только выделять нужно строки, а контекстное меню вызывать щёлкая заголовки строк (серые прямоугольники с надписями 1, 2, 3,...) или, если вы пользуетесь главным меню, то выбирать Формат → Строка → Скрыть, вот и всё отличие.

Ограничиваем рабочую область

Существует возможность ограничить свою рабочую область на листе. Зачем это нужно? Например, если мы протягиваем формулы или данные на большое количество ячеек, то по скрытым диапазонам они не будут протягиваться. Это удобное свойство, можно использовать себе во благо. Кроме того, мы получаем «туннельный эффект» который увеличивает нашу концентрацию.

Лист с ограниченной областью в LibreOffice Calc

Как это сделать быстро для столбцов:
  • поставьте курсор в столбец, следующий сразу за тем, который должен быть последним видимым;
  • нажмите Ctrl+Shift+«стрелка в право», это выделит все ячейки в столбцах от текущего до последнего;
  • теперь скройте их так же, как было описано выше.
Для строк нужно использовать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+«стрелка вниз».
Чтобы скрыть сразу и столбцы и строки, необходимо поставить курсор на ячейку ниже и правее той, что должна быть последней видимой, нажать стрелку вправо и вниз удерживая Ctrl+Shift, тогда мы быстро получим диапазон, обрезанный и снизу и справа (как показано на изображении выше).

Как отобразить столбец или строку

Когда вы скрываете строки или столбцы на их месте в заголовках образовываются чёрные (зависит от выбранной темы) жирные полосы. Чтобы отобразить скрытый столбец, выделите столбцы справа и слева от этой полосы.

Как выглядит скрытый столбец в LibreOffice Calc

Как показать скрытый столбец в LibreOffice Calc

Опять же, есть 2 способа отображения скрытых диапазонов, через главное меню и контекстное:
  1. В главном меню пройдите Формат → Столбец → Показать;
  2. Или щёлкните правой кнопкой мыши на заголовке выделенного столбца и в контекстном меню выберите «Показать».
Естественно, мы так же, как и при скрытии, можем использовать клавиши Ctrl и Shift, чтобы выделить сложные диапазоны. Для строк, будет работать всё тоже самое, только в главном меню будем выбирать Формат → Строка → Показать.
Если у нас много скрытых диапазонов, и нам нужно все их сделать видимыми, то можно использовать следующий метод:
  • Нужно выделить весь лист, сделать это можно тремя способами:
    1. В главном меню выберите Правка → Выделить всё;
    2. Нажать сочетание клавиш Ctrl+A;
    3. Нажать на квадратик слева вверху на пересечении заголовков столбцов и строк.
  • Затем показать столбцы и/или строки.
К сожалению, кнопки «Показать всё» пока нет. Но её можно сделать самому, о чем пойдёт речь ниже.

Как отобразить первый (последний) скрытый столбец или строку

Часто бывает так, что начальная информация находится в первых столбцах и мы естественно хотим её скрыть, так как нам «сырец» не нужно видеть, а нужны только обработанные результаты. И также часто люди спрашивают: «Как отобразить первый скрытый столбец/строку?». На самом деле всё очень просто:

  • поставьте курсор в первый видимый столбец;
  • нажмите левую кнопку мыши и тяните курсор в лево, туда где заголовки строк;
  • а дальше всё как и раньше, либо выбираем в меню Формат → Столбец → Показать, либо жмём правой клавишей на заголовок столбца и выбираем «Показать».
Для строк будут те же самые действия, только выбирать нужно первую строку и тянуть мышку вверх к заголовкам столбцов. Если вы решите использовать ограничение рабочей области, как было показано в предыдущем параграфе, для того, чтобы показать все столбцы после последнего видимого, выделите его и тяните курсор вправо , а для последней строки — вниз.

Скрыть или показать лист

Ситуация, когда у нас на рабочем листе появляется много служебных таблиц, довольно не приятная. Они постоянно маячат перед глазами, даже если скрыты, мешают аккуратно организовать рабочее место. Поэтому их лучше выносить на отдельный лист. Но если у нас рабочая модель и на ней множество служебных листов, тоже не очень приятно, поэтому их нужно скрывать. Скрывать листы можно также тогда, когда у вас много их, а работать в настоящее время вам нужно только с некоторыми. Нерабочие листы можно спрятать, чтобы они не путались под рукой.
Как это сделать?
Выделите лист и используйте один из способов: В главном меню Формат → Лист → Скрыть.

Как скрыть или показать лист в LibreOffice Calc

Или же щёлкнув на ярлык листа правой кнопкой мыши, выберите «Скрыть».
Если нам нужно скрыть сразу несколько листов, то можно выделить первый, и потом использовать клавиши Ctrl и Shift. Логика их использования немного иная чем со столбцами и строками. При зажатом Shift выделятся будут листы от первого выбранного до того, на который будем щёлкать. Поэтому, для того, чтобы выделить листы, как показано на скриншоте ниже, удобнее нажать на «Лист 2», зажать Shift, щёлкнуть по «Лист 10», отпустить Shift, зажать Ctrl, и щёлкнуть по «Лист 6» и «Лист 8».

Выбор листов в LibreOffice Calc

То есть, мы сначала выбираем больший диапазон, а затем отменяем те листы, которые нам не нужно скрывать в середине этого диапазона. Логика немного не привычна, но приспособиться к ней можно.
Допустим, мы уже поработали с моделью и нам вдруг понадобился скрытый лист ;)
В меню выберите Формат → Лист → Показать..., или же, нажмите на ярлык любого листа правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите «Показать...». Появится диалоговое окно со списком скрытых листов, в котором мы сможем выбрать те, которые нужно отобразить снова.

Выбор листов в LibreOffice Calc

В этом окне можно использовать клавиши Ctrl и Shift для выбора или отказа от выбора диапазона листов. Когда закончим с выбором листов, нам просто нужно нажать «Да», и листы отобразятся.

Как скрыть или показать сразу и строки и столбцы

Если нам нужно скрыть диапазон и по строкам и по столбцам, то нам необходимо в начале выделить его. Допустим нам нужно скрыть диапазон B4:D6.

Выбор диапазона в LibreOffice Calc

Затем мы скрываем столбцы, а после, и строки. Или наоборот, если вам так будут удобнее.
Показать столбцы и строки на определённом участке можно аналогичным образом, выделить диапазон и воспользоваться меню сначала для строк, потом для столбцов (или наоборот, если так будет угодно).
Встроенной функции показать/скрыть всё пока нет, но эту проблему можно обойти. Есть прекрасная возможность записать макрос. Как включить возможность записи макроса я рассказывать в статье «Использование инструмента «Запись макроса» в LibreOffice». Тут я коснусь только тех моментов, которые нужно учесть для данной задачи.
Первое что мы делаем, это записываем макрос, например, для скрытия всех строк и столбцов выделенного диапазона. Для этого:
  • выделяем диапазон;
  • запускаем запись макроса;
  • скрываем строки и столбцы;
  • останавливаем запись макроса.
Макрос лучше записать в раздел «Мои макросы», чтобы он был доступен в любом документе на этом компьютере.
Теперь нам нужно сделать кнопку на панели для этого макроса:

  • открываем в главном меню Сервис → Настройка...
  • переходим на вкладку «Панели инструментов»;
  • нажимаем «Создать...»;

Выбор диапазона в LibreOffice Calc

  • в появившемся окне «Название» вводим название панели и нажимаем «Да»;
  • теперь нажимаем «Добавить»;
  • выбираем макрос, который мы создали (он находится в LibreOffice → Мои макросы Standart) и нажимаем «Добавить», а затем «Закрыть»;
  • чтобы дать человекочитаемое имя макросу, выбираем его в списке панели инструментов (если он один, он по умолчанию выбран) нажимаем на «Изменить → Переименовать»;
  • вводим желаемое название и нажимаем «Да»;
  • в конце нам нужно нажать «Да» в окне «Настройка».
Теперь у вас есть панель с макросом, её как и любую другую панель можно скрыть или показать в меню «Вид → Панели инструментов → ».
Те же самые действия можно сделать для макроса «Показать всё» и добавить его на эту же панель.

Вместо заключения

Сама идея скрытых диапазонов приходит тогда, когда мы начинаем работать со сложно структурированными документами. Но очень быстро она переходит на все без исключения. Причина в том, что это действительно очень удобный инструмент, который быстро вживается в нашу работу. Главное им овладеть. Приспособить к нашим задачам. Как только это произойдёт, вся наша модель становится более читабельной, юзабельной, и её проще разрабатывать и изменять при необходимости.
Поэтому, я всем рекомендую его освоить и желаю удачи в этом.

Дополнительная литература и источники